Exposición:
Se refiere al acto en el que una persona habla, expone o desarrolla un relato ante un auditorio… es también la explicación y desarrollo de un tema con el propósito de informar rigurosa y objetivamente sobre el mismo. Podemos dividirla en tres partes: la introducción, el desarrollo y la conclusión.
Antes de la exposición se debe realizar el proceso de preparación; lo primero sería buscar abundante información, jerarquizarla y ordenarla, no debe confundirse con la lectura en voz alta de un texto escrito previamente.
La exposición oral sirve para:
- Desarrollar un tema frente a un auditorio
- Explicar profundamente el tema seleccionado.
La exposición oral reviste importancia en los diversos ámbitos de intercambio comunicacional; si nos referimos al plano académico, está presente en las explicaciones de los profesores ante sus alumnos, cuando los participantes elaboran las conclusiones de un trabajo y la comunican a sus compañeros, también en la demostración que hace un experto acerca de un determinado tema.
En el terreno político la exposición oral ocupa un lugar destacado: intervenciones en el parlamento, debates, discursos electorales; lo mismo ocurre dentro del ámbito judicial, donde las alocuciones del defensor o del fiscal desempeñan una función básica, o en el empresarial; muchas veces hay que defender un proyecto, presentar un nuevo producto o exponer los resultados obtenidos en una campaña. La relevancia que la exposición de carácter oral adquiere dentro de todos estos escenarios hace de ella una herramienta comunicativa esencial. A través de la exposición el hablante tiene generalmente el propósito de informar a sus interlocutores; otras veces en cambio, la exposición se realiza con el objeto de convencer y hasta de mover a la acción.
La exposición científica: Utiliza un lenguaje caracterizado por ser claro, objetivo y universal (utiliza tecnicismos símbolos y formulas semejantes en todas las lenguas). Cuando se escribe para un público no especializado, se llama divulgación científica.
Normas para la presentación de una exposición
El antes de la exposición: Antes de la exposición es necesario tomar en cuenta los
siguientes puntos:
- Concientización
- Desarrollo e investigación
-Preparación del material
- Preparación de las instalaciones físicas
- Preparación psicológica
-Audiencia
-Presentación personal
-Puntualidad
-Programación de duración de la exposición
-Final.
Concientización: Los expositores deben ser conscientes de la capacidad profesional de abordar el tema, si se tienen la experiencia y los conocimientos necesarios para realizar la exposición.
Desarrollo: Es necesario revisar nuevas fuentes de información para actualizarse y además buscar ejemplos sencillos y entendibles sobre los temas de la exposición. Un mal ejemplo crea confusión y te entorpece la exposición.
Preparación
del Material: Debes hacer un listado de los temas y los subtemas de la
exposición, ello te facilitará tener una visión general de la misma para
la preparación del material de apoyo y el equipo necesario; es decir si
se va a usar transparencias se necesita un retroproyector, si usas
diapositivas, necesitas un proyector de diapositivas, si va a usar
presentaciones a través de computadora se debe buscar un monitor grande o
pantalla con VideoBean o un proyector, lo mismo cualquier material
audiovisual, como videos, fotos, sonidos y otros.
Preparación de las pantallas o transparencias: Es considerada la parte más complicada; es la preparación de las pantallas en algún presentador tal como el Present en linux, Power Point en windows, o cualquiera de los paquetes comerciales o en algo más sofisticado como productos de Multimedia, tales como los de Macro
Media, Toolk Box u otros, los principios son los mismos aunque la automatización y los efectos los hace distintos. Todos sabemos que los asistentes a una exposición totalmente verbal, sin apoyo audiovisual de ningún tipo, solamente mantendrán una
retención de un 60% menos que si utiliza alguna herramienta motivadora, si logramos una presentación o guía visual agradable nos ayudará a:
- Reducir el tiempo de exposición.
- Soporte para el entendimiento.
-Captar la atención de la audiencia.
Al realizar la presentación debemos tener mucho cuidado, he aquí algunos consejos:
- La primera pantalla debe de contar con un título grande y claro, fecha de la presentación y el nombre de los expositores.
- Las pantallas dentro del cuerpo de la exposición deben de contar con un título en letras más grandes que los identifique y que esté relacionado con el texto de la misma.
- Es recomendable colocar un pie de página con la fecha y el número de la pantalla.
- Es conveniente preparar entre las primeras pantallas una, que muestre los contenidos a desarrollar.
- Cada vez que finalice un tema, debe reaparecer el tema subrayado y los anteriores que han sido expuestos; ello facilita a la audiencia una ubicación en el tiempo mientras se desarrolla de la exposición.
- Los colores de fondo no deben de ser brillantes e incómodos a la vista, utilizar colores pasteles para que a la hora de leer el texto no produzca ningún trastorno. Los colores azulados o verdes denotan frescura y vitalidad.
- Las letras deben ser de un tamaño aceptable, de contorno bien definido, preferiblemente sencillas para que no cueste identificarlas y de un color, que al conjugarse con el fondo no se obtenga un contraste incómodo a la vista.
- No deben de colocarse conjunciones que denoten expresiones muy fuertes ni en los colores la cantidad.
- Utilice algunos signos o colores para enfatizar alguna idea u objeto que le ayude a alcanzar sus objetivos.
- Las pantallas no deben de tener mucho texto, solo los puntos de exposición y deben de ser entre cinco y siete líneas. Las pantallas son una guía, por lo que no deben de ser leídas.
- Ordene las pantallas en una adecuada secuencia y así garantice una transición fluida entre los temas de la exposición.
-Es importante elaborar pantallas para las conclusiones. No es conveniente incluir efectos muy sofisticado, pues lo sencillo lleva más claramente la idea a los demás, claro está, se debe tomar en cuenta cuáles son los objetivos de la exposición sin hacer alarde de ninguna clase.
Preparación del material para los usuarios: Del material que se preparó en pantallas o transparencias, es conveniente entregar una copia antes de comenzar la exposición, así las personas que deseen tomar notas pueden hacerlo junto al tema en cuestión, estas copias deben de tener al menos la mitad de la página con espacio para que los asistentes escriban sus notas, es necesario aportar lápices o lapiceros junto a este material.
Preparación de las instalaciones físicas: Las instalaciones físicas juegan un papel importante para conseguir una exposición exitosa, y es así como se debe eliminar a todos los elementos de distracción posibles.
- Planta física: es conveniente que el espacio donde se va a realizar la exposición cuente con un escenario o lugar de exposición fácilmente observable desde cualquier lugar de la audiencia. La audiencia debe de estar
ubicada asientos cómodos y mesas si es posible.
-La temperatura debe de ser adecuada, ni caliente que sea sofocante o se duerma la audiencia, tampoco debe de llegarse al extremo de que haya mucho frío que genera y ello sea un elemento distractor.
- Iluminación: debe ser la adecuada tanto en el área de exposición como en la audiencia, es importante que el expositor pueda visualice a la audiencia y ésta a su vez tenga iluminación suficiente para poder escribir.
- En el área de exposición debe colocarse una pequeña mesita con un jarro de agua y vasos. Respecto a los equipos a utilizar, de computación, pantallas, proyectores y otros audiovisuales requeridos, debe estar garantizada la operatividad.
- Es necesario e importante que el equipo sea instalado, probado y tenerlo listo antes de que la audiencia ingrese al salón de exposición.
-Una vez que la exposición se inicie no es conveniente que nadie transite por el lugar, instalando, cargando repartiendo o realizando cualquier otra actividad que distraiga al auditorio. Al igual que evitar cualquier otro elemento de distracción como los niños, mascotas, relojes cucú o los que tocan música, teléfonos, timbres, celulares, radiolocalizadores, música ambiental, y otros ruidos.
- Es conveniente tener un plan de contingencia.
- También sería provechoso tener un reloj de espalda a la audiencia y frente al expositor para controlar el tiempo real de charla y seguir con lo planificado.
Preparación psicológica: El expositor debe estar consciente de su capacidad profesional para abordar el tema de exposición y de poder responder adecuadamente a las interrogantes de la audiencia, para ello debe asegurarse de que sus conocimientos sean suficientes o de contar con algún asistente que lo apoye cuando
así lo crea preciso.
Para ello el equipo de exposición debe estar atento para que cuando exista alguna situación, ya sea de preguntas o cualquier otro motivo, el expositor debe hacer alguna seña específica para solicitar ayuda, de lo contrario es incorrecto que alguien intervenga, pues le resta credibilidad frente a la audiencia. Tomarse unos minutos para lograr una adecuada concentración.
Audiencia: Si es posible, tener una lista de todos los nombres de los asistentes para familiarizarse con ellos y sería muy conveniente relacionar las ubicaciones con los nombres de cada persona dentro del auditorio; esto con el fin de que en algún momento el expositor se pueda dirigir de forma particular hacia cada uno de ellos. Un factor muy importante es saber que espera la audiencia de nuestra exposición para unirlos con nuestros objetivos.
Presentación Personal: El expositor debe cuidar su aspecto personal del expositor o del equipo de exposición, hay que intentar ubicarse en su presentación personal a la misma altura de la audiencia y tomar en cuenta el lugar donde se va a exponer. Hablemos de la presentación personal más normal en el ámbito ejecutivo: El hombre por lo general en el nivel de negocios usa traje entero de color oscuro, con camisa de
colores claros preferiblemente blanca, corbata que tenga un poco de rojo o de amarillo y los zapatos bien limpios y lustrados, normalmente los mejores expositores y ejecutivos no usan barba, pues es un factor que en el subconsciente crea una idea de que algo puede esconder. En este ambiente parece más favorable usar el cabello corto y bien peinado.
La mujer: Se recomienda vestir moderadamente principalmente con falda, ya sea un vestido o un conjunto de falda y saco, su maquillaje debe ser igualmente moderado, principalmente utilizando colores suaves.
A continuación algunos ejemplos para sitios y/o situaciones de exposición:
- Si la exposición es entre compañeros de trabajo, usted debe de vestir como lo hace corrientemente, si no acostumbra usar traje y ese día lo hace desde el inicio se podría crear un ambiente hostil.
-Si la exposición es para gerentes de empresa su vestidura debe de ser gerencial, si llega en pantalón de mezclilla y tenis y la audiencia está en traje desde el inicio se va a crear un ambiente confuso.
-Si el expositor llega con traje entero y la audiencia no va ni con corbata, al inicio de la exposición se pide permiso, se quita la corbata y se recoge las mangas, este relajará a la audiencia y creará una cercanía mayor.
Esto se aplica para cualquier nivel de audiencia si uno llega con una presentación personal muy superior, más aún si son peones, cuando quieres trasmitir una idea primero debes de acercarte a la audiencia en tu presentación, con tu trato y por sus nombres.
Puntualidad:
Es un requisito ejecutivo, si una gran parte de la audiencia ha llegado temprano, por respeto a ellos la exposición debe de comenzar pronto, no esperando a los que, irresponsablemente, llegan tarde, sólo en el caso de que se espere una persona muy importante.
Programación de la duración de la exposición:
Es sabido que para expresar temas sencillos no debe de durar más de 15 minutos de exposición, en el caso de una idea mayor, el tiempo más recomendable es de 45 minutos, si se excede existe la probabilidad de que se pierda la atención, sólo en el caso de una audiencia madura o ya previamente avisada, los tiempos pueden ser mayores, pero hay que tomar en cuenta que es conveniente tener períodos de descanso y servir algún refresco, te o café para reanimar un poco.
Durante la exposición:
- Introducción y conclusión de la presentación:
Es importante que una persona diferente al conferencista sea quien presente y despida al orador, pues no se ve bien auto presentarse. Esta persona comúnmente es llamada anfitrión y además de realizar una breve reseña de las características del conferencista debe indicar el tema al que se va a referir dicha persona. Una vez que el orador es presentado y se le otorga el uso de la palabra, es de suma importancia que este se dirija al publico cortésmente, lo salude para luego expresar un resumen global del tema a tratar, el cual, independientemente de la duración total de la conferencia, no debe durar mas de cinco minutos.
-La dicción.: Se entiende por dicción es el acto mismo de decir, o de cómo se dicen las cosas. Para una buena dicción hay que abrir bien la boca y respirar adecuadamente, de tal forma que sea la boca la que hable y no la nariz o la garganta, ello permite la claridad necesaria para que la audiencia entienda la exposición y así evitar confusiones o las reacciones de "¿qué dijo?".
- La intensidad de la voz: Se refiere al volumen sonoro, el cual debe ser adecuado en relación con el tamaño de la sala, la acústica de la misma y los instrumentos de amplificación presentes o no, la intensidad de la voz que debe utilizar un conferencista, depende de la distancia física que media entre el emisor y los receptores y de los otros factores ya mencionados; es conveniente no hablar demasiado alto; pues se cansa
tanto el conferencista como la audiencia. Para saber si la intensidad de la voz es adecuada, basta con observar la expresión de los oyentes mas alejados. Un orador con voz débil, puede compensar esa desventaja con una buena articulación o con el empleo de sistemas de amplificación.
.gif)
